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Des conseils avisés sur les méthodes d'archivage

Publié le 26/01/2021

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Pourquoi et comment archiver les documents ?

L’organisation d’un archivage prend tout son sens dans beaucoup de situation :

  • Retrouver un document facilement grâce à une méthode de stockage connue de tous les collaborateurs,

  • Répondre efficacement à une demande client,

  • Accéder à une information interne pour l’avancée d’un projet en cours,

  • Exploiter les données historiques pour prendre une décision stratégique,

  • Débloquer une situation urgente,

  • Respecter les réglementations d’une profession (archives, publiques, santé, légales, juridiques, …) afin d’apporter une preuve devant les autorités compétentes.

L’archivage physique et son organisation doivent être adaptés à la taille de l’entreprise et à son activité car plus elle est grande plus elle traite de dossiers.

Mettre en place une organisation d’archivage pour les professionnels étant dans le secteur des administrations et des collectivités.  

Légaux : La mise en place d’une organisation est utile pour respecter les lois en vigueur. Le stockage d’archives permet d’éviter les vols, les détériorations et les pertes. Il faut vous informer également sur les légalités d’archive et les durées légales de conservation.

Votre stratégie doit être basée sur la sécurité de vos documents et de les conserver dans un climat idéal pour leurs assurer une bonne conservation.

Types de supportsTempérature Humidité 
Papiers 18°C45-55 %
Reliure cuir, parchemin18°C50-60%
photographie papier< 18°C30-50%


Stratégiques
: Des aides à la décision et à l’organisation 

Un rangement au fur et à mesure est conseillé afin d’être plus rapide et efficace.

Il existe différents types de classement. Le classement par ordre alphabétique, chronologique et par catégories ou thématiques. Le classement alphabétique est efficace notamment pour les factures. Le classement chronologique (du plus récent au plus ancien) permet de faire une rétrospection des documents, par exemple, pour les documents bancaires et les factures. Enfin, le classement par catégories ou thématiques consiste à regrouper dans un dossier des documents du type : factures fournisseurs, factures clients, impôts, social, chantier, devis…

Toutefois, les trois techniques peuvent être réunies.

Des noms clairs et des mises à jour régulières sont à faire : il ne suffit pas d’écrire factures, il faut plus de précision « factures clients », par exemple, nous savons directement à quelle facture et à quel dossier cela correspond. Il est primordial que tous les salariés de l’entreprise puissent retrouver les documents sauf si certains sont confidentiels mais dans ces cas, il faut le faire savoir avec un dossier « gérance », par exemple.

Concernant les mises à jour régulières, pour vos factures à payer, vous pouvez soit avoir un document avec factures à payer et la date de l’échéance soit vous procurer un agenda avec l’enveloppe placée à la page de l’échéance. Cela permettra que vous soyez toujours à jour, ponctuel et reflétera une image très professionnelle.

L’accessibilité est très importante également, si un dossier vous est demandé, vous devez être en capacité de mettre la main dessus en quelques secondes.

Pour finir, il faut que votre organisation soit épurée et fiable : les documents superflus, les doublons et les brouillons doivent être dans un même document, les documents anciens correctement archivés… et en cas d’emprunt de document, le signaler avec un post-it à place où il devra être rangé après utilisation.

Prendre du temps, pour ne plus perdre son temps !

Financiers : Politique d’archivage pour réduire les coûts 

Les méthodes d’archivage réduisent considérablement les coûts et apportent un gain de temps à ne pas négliger afin de gagner en performance. C’est une optimisation du fonctionnement. Le temps de recherche de documents, trouver la bonne rangée, le bons casiers… le bon fonctionnement d’archivage doit être simple, rapide et clair.

Un bon classement permet de faire des économies car l’égarement d’un dossier peut coûter cher en temps de recherche et/ou avoir un coût conséquent pour avoir un duplicata, par exemple.

 

Historiques : Une organisation qui valorise le patrimoine de l’entreprise. Il faut éliminer les documents inutiles et archiver définitivement les documents constituant le patrimoine et la mémoire de l’entreprise. L’organisation est importante pour conserver des documents essentiels sur l’entreprise et son fonctionnement.

Trois types d’archives à bien distinguer

Les archives vivantes : Les documents doivent être facile d’accès et rapidement indentifiables

Les archives intermédiaires : Ce sont des documents peu utilisés. Néanmoins ils doivent être conservés car ils peuvent servir de preuve ou autre…

Les archives définitives : Des documents très peu consultés mais ils doivent être parfaitement conservés car ils peuvent représenter une valeur patrimoniale ou historique pour l’entreprise.

La politique de stockage d’archivage est personnelle à chaque entreprise mais elle doit être connue tous les collaborateurs. Pourquoi ? Car si un seul collaborateur s’y retrouve, il sera dérangé constamment dans son travail pour des demandes de documents et s’il est absent cela va créer des déséquilibres et du retard dans la société… cela n’est pas bon car c’est un bon moyen pour perdre du temps et mettre vos collaborateurs dans une situation stressante.

 

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