Bien préparer la rentrée en entreprise : optimiser ses espaces de stockage et d’archivage

Et si la rentrée était aussi le bon moment pour mettre de l’ordre dans vos documents ? Optimiser vos archives, c’est gagner du temps, de la place… et de la sérénité pour toute l’année. Pour optimiser ses espaces de stockage et d’archivage, c’est avant tout savoir sur quels critères s’appuyer. Types et formats de documents, volumes et durée légale de conservation, contraintes RGPD et sécurité incendie : chaque paramètre compte.

À cela s’ajoutent les coûts souvent invisibles comme ceux de rayonnages, de numérisation, de main-d’œuvre, de l’espace dédié ainsi que les méthodes de classement qui facilitent le repérage. La maîtrise de ces aspects permet de gagner du temps, mais aussi de renforcer la traçabilité et la gestion des risques. Ce guide vous aide à cadrer vos besoins, à estimer l’enveloppe, et à choisir un dispositif adapté.

Pourquoi optimiser ses espaces de stockage et d’archivage à la rentrée ?

La rentrée est une période idéale pour auditer ses volumes, ses coûts et ses risques. L’objectif étant d’optimiser l’espace de stockage et d’archivage avant la reprise des flux avec des critères factuels (formats, typologies, sécurité, délais légaux) afin d’éviter tout engorgement au dernier trimestre.

• Maîtriser les coûts réels : Selon le format (papier ou numérique) et le type de documents, les dépenses peuvent varier fortement. Le “tout-numérique” n’est pas toujours le moins cher : il faut intégrer le coût de la surface occupée, la location éventuelle de local, l’achat et l’entretien des rayonnages, les scanners, broyeurs, serveurs… sans oublier le coût humain du tri et de la mise à jour des documents archivés.

• Conformité et traçabilité : Chaque document a une durée légale de conservation que ce soit en version physique ou numérique. Vérifier ces délais, planifier la destruction des archives obsolètes et mettre à jour le plan de classement réduit les risques d’amende ou d’audit imprévu.

• Assurer la sécurité : Contrôlez les dispositifs anti-incendie/anti-vol et de protection de données contre les pertes ou intrusions numériques.

• Gagner en efficacité : Un bon archivage permet un accès rapide aux documents stratégiques en cas d’appel d’offres ou de litige. C’est un véritable gain de temps pour les entreprises.

• Anticiper la fin d’année : Les archives s’accumulent souvent plus vite qu’elles ne s’éliminent notamment dû au délai de conservation. Profitez de la rentrée pour anticiper la capacité requise, planifier des destructions ou numérisations ciblées et ajuster le budget. Ceci évitera toute saturation et rendra fluide l’activité du dernier trimestre.

Les solutions Actiflip pour un archivage intelligent

Pour optimiser votre espace de stockage et d’archivage sans travaux lourds, Actiflip propose des systèmes modulaires qui densifient les mètres carrés, sécurisent les archives et accélèrent la consultation des documents, du bureau aux réserves. Voici 4 solutions :

Rayonnages sur bases mobiles Acti Roll

Les rayonnages Acti Roll sur bases mobiles permettent de compacter les allées pour une densification très forte. Avec un entraînement mécanique ou motorisé, rails encastrés (ou à carreaux/à plots), dispositifs anti-basculement et guidage garantissent stabilité et ergonomie. Le balisage clair des travées garantit la traçabilité pour localiser rapidement les boîtes et dossiers.

Rayonnages tubulaires et tôlés (Actiflip & Acticlass)

Les rayonnages tubulaires et tôlés Actiflip & Acticlass ont pour vocation de répondre à tous les formats de documents possibles. Grâce à leurs tablettes de tôle, la poussière et les chutes de petits objets sont évitées, et grâce aux séparateurs et autres butées, un rangement toujours soigné peut être fait. Chaque niveau est optimisé sans réglages serrés, pour un rangement efficace au millimètre près.

Rayonnages semi-lourds (Activol, Activance)

Les rayonnages Activol et Activance pour des charges semi-lourdes permettent de ranger des bacs et cartons d’archives volumineux, tout en restant évolutifs pour faire face à la croissance des besoins, grâce à leur modularité et sans provoquer de lourds travaux. 

Armoires et rayonnages de bureau (Actilone)

À proximité immédiate des équipes, les armoires et rayonnages Actilone facilitent le rangement et l’accès quotidien aux documents. Monoblocs rigides, avec portes battantes ou rideaux, serrure 3 points et compatibilité dossiers suspendus, ils structurent les flux et réduisent considérablement les temps de recherche.

Optimiser aussi ses espaces de travail

L’optimisation des bureaux et ateliers complète celle des espaces de stockage et d’archivage. Commencez par cartographier les flux documentaires selon leur typologie (administratif, médical, créatif) et dimensionner les zones de classement et d’accès en fonction des volumes réels de documents à traiter ainsi que des durées de conservation de chacun. Intégrez la sécurité avec des dispositifs anti-incendie, un contrôle d’accès et la traçabilité des documents.

Privilégiez un mobilier modulable et certifié, un étiquetage unifié, ainsi qu’un plan de conservation et de destruction responsable. La confidentialité “by design” (RGPD) assure un cadre opérationnel solide et conforme aux bonnes pratiques RSE.

Ne présumez pas que le “tout numérique” est toujours plus écologique. Évaluez le mix papier/numérique en tenant compte de l’empreinte carbone, de l’énergie serveur et de la recyclabilité du papier.

Enfin, impliquez les équipes en les formant aux bonnes pratiques concernant les archives, documentez les procédures, auditez les coûts cachés (matériel, temps, risques) et vérifiez l’ergonomie des postes de travail. Un espace de travail clair, sécurisé et lisible améliore la productivité, renforce l’image de marque et instaure une culture de responsabilité partagée.

Les bénéfices d’une bonne organisation pour la rentrée

Une gestion rigoureuse des archives apporte des gains immédiats dès la reprise :

• Réduction des coûts cachés : Moins d'heures pour la recherche de documents, un plan de destruction pilotée par le DUA, des frais supplémentaires pour nouveaux rayonnages ou serveurs évités.

• Conformité et maîtrise des risques : Traçabilité, droits d’accès, preuves d’intégrité et préparation aux audits RGPD ou fiscaux.

• Accès accéléré à l’information : Le temps moyen pour retrouver un document (MTTR) est réduit, ce qui permet de répondre plus rapidement aux appels d’offres et aux demandes RH.

• Meilleure utilisation des surfaces : Densification, boîtes normées, désherbage des doublons.

• Sobriété numérique et environnementale : Limitation des copies, politique de rétention adaptée.

En pratique, l’optimisation de l’espace de stockage et d’archivage se traduit souvent par 20 à 30 % d’espace libéré et un taux de retrouvabilité supérieur à 95 % en quelques minutes, grâce à un plan de tri, un plan de nommage et une indexation minimale (référence, date, DUA, propriétaire).

Les équipes sont ainsi plus concentrées sur leur cœur de métier, avec une meilleure continuité d’activité et une image professionnelle renforcée.